Unternehmen stehen vor der Frage, ob sie im Rahmen einer S/4HANA-Migration sämtliche SAP-Daten portieren oder eine differenzierte Archivierung vornehmen sollten. Wachstumstreiber wie digitale Transformation, Cloud-Betrieb und strengere Regulierung verursachen explosionsartig steigende Datenvolumina und verkürzen Migrationsfenster. Eine effektive Archivierungsstrategie entfernt inaktive Datensätze, verbessert Systembetrieb und Performance und reduziert Cloud- und Infrastrukturkosten deutlich. Gleichzeitig werden DSGVO- und GoBD-Anforderungen erfüllt. entplexit bietet umfassende Beratung, Implementierung und Managed Services für optimierte Archive. zukunftssicher. transparent.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Optimierte Systemlandschaft durch Archivierung senkt Betriebskosten maximiert Performance effizient
Integrierte SAP-Umgebungen verzeichnen exponentielles Wachstum operativer Daten, das Migrationsprojekte komplexer und kostenintensiver macht. Jede ungenutzte Terabyte an Altdaten erhöht den Speicherbedarf und die Upgrade-Zeit auf S/4HANA oder RISE. Eine passgenaue Archivierungsstrategie filtert inaktive Informationsbestände heraus, eliminiert redundante Schattenkopien und entlastet die Primärdatenbank. Dadurch ergeben sich transparente Systemlandschaften mit niedrigeren Betriebskosten, kürzeren Projektlaufzeiten und optimierter Performance, was Unternehmen erhebliche Effizienzvorteile verschafft und gewährleistet zugleich Skalierbarkeit, Agilität rechtssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben.
Ganzheitliche Archivierung schont In-Memory-Datenbanken und sichert maximale, dauerhafte Lesbarkeit
Die strukturierte Archivierung nimmt Tabellenstrukturen, Belegkopien und Prozessdaten in den Fokus und nutzt dafür ADK, SARA oder SAP ILM, um althergebrachte Datensätze systematisch aus der aktiven Umgebung herauszulösen. Die Dokumentenarchivierung übernimmt gleichzeitig unstrukturierte Medien wie PDFs, Office-Dateien oder digitale Scans revisionssicher über ArchiveLink, CMIS oder ein DMS. Kombiniert man beide Lösungsansätze, profitiert die In-Memory-Datenbank von geringeren Lasten und gewährleistet langfristig konsistente und barrierefreie Datenzugriffe unter Berücksichtigung gesetzlicher Fristen und interner Policies transparent automatisiert.
Automatisierte End-to-End Datenverwaltung verhindert dauerhaft rechtswidrige Speicherung und Compliance-Risiken
Durch SAP ILM lassen sich Datenlebenszyklen in SAP-Systemen präzise steuern: Vom ersten Erfassen über revisionssichere Archivierung bis hin zur automatisierten Löschung nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dies gewährleistet, dass personenbezogene Inhalte DSGVO-konform gesperrt oder gelöscht werden. Eine nahtlose Anbindung an Nearline Storage, WebDAV oder S3-Cloudspeicher trennt Archivdaten von der produktiven Datenbank und garantiert gleichzeitig hohen Zugriffskomfort sowie optimale Performance selbst bei großen Datenvolumina. Audit-Protokolle schaffen kontinuierliche, prüfbare Transparenz und fördern Compliance.
Ungenügende Archivierung verursacht überdimensionierte HANA-Datenbanken, massive Zeitverzögerungen und Kosten
Unmittelbar vor der Umstellung auf S/4HANA erkennen viele Firmen, dass ihre HANA-Datenbanken durch die Vernachlässigung der Archivierung stark aufgebläht sind. Das Ergebnis sind hohe Speicher- und Betriebskosten sowie verschobene Rollout-Termine. Proprietäre Archivierungslösungen ohne offene Schnittstellen erschweren den Wechsel zu anderen Systemen und erhöhen das Risiko von Vendor Lock-in. entplexit empfiehlt einen frühzeitigen Einsatz, entwickelt individuelle Löschkonzepte und implementiert den SAP Archive Managed Service mit Fokus auf Transparenz, Flexibilität und DSGVO-Compliance.
Ganzheitliches Sicherheitskonzept stärkt technische Archivierung für GoBD- und DSGVO-Compliance-Prüfungen
Ein abgestimmtes Sicherheitskonzept erfordert neben der Datenarchivierung klare organisatorische Vorgaben. Verschlüsselungsverfahren schützen sensible Inhalte permanent; Mehrfaktor-Authentifizierung und granulare Zugriffskontrollen verhindern unautorisierten Zugang. Lückenlose Audit-Trails dokumentieren jede Datenoperation absolut revisionssicher. Intern sind Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse eindeutig definiert und werden kontinuierlich überprüft. Dieses integrierte Modell minimiert Anforderungen für GoBD- und DSGVO-Audits, sorgt für transparente Nachvollziehbarkeit und reduziert langfristig unternehmerische Risiken deutlich. Regelmäßige Prüfungen, Anwenderschulungen und klare Meldeprozesse sichern strikt unternehmensweit Compliance.
Archivierungsstrategie darf nicht IT-begrenzt sein sondern abteilungsübergreifend und nachhaltig
Ein effektives Archivierungskonzept bindet alle relevanten Geschäftsbereiche ein. IT-Abteilung, Finanzwesen, Einkauf, Personalmanagement, SAP BW und Analytics Cloud kooperieren, um Datenflüsse transparent zu gestalten. entplexit begleitet Unternehmen dabei systemübergreifend – von Analyse über Design bis zu Implementierung und Monitoring. Doppelstrukturen werden aufgelöst, Speicherkosten reduziert und Arbeitsabläufe beschleunigt. Diese bereichsübergreifende Strategie maximiert vorhandene Ressourcen, erhöht die Datenverfügbarkeit und minimiert Risiken, während Compliance-Anforderungen lückenlos erfüllt werden. strukturierte dokumentierte Prozesse, skalierbare Architektur und Optimierung.
Offene Cloud-Schnittstellen verhindern Vendor Lock-in bei SAP ILM Archivierung
Unter Nutzung des SAP ILM Stores auf den führenden Public Clouds Azure, AWS oder Google Cloud erhalten Unternehmen nahezu unbegrenzte Speicherkapazitäten für historische Datensätze. Der offene CMIS-Standard erlaubt herstellerübergreifende Datenverwaltung und erleichtert Cloud-Integrationen über SAP BTP erheblich. Fiori-basierte Anwendungen vereinfachen Output-Management, indem sie Reporting-, Druck- und Dokumentenprozesse zentralisieren. Externe Archivierungslösungen sorgen zusätzlich für Automatisierung, revisionssichere Aufbewahrung, Verschlüsselung und die Einhaltung zukünftiger Compliance-Anforderungen. Skalierbare Cloud-Architektur, flexible Kostenmodelle und schnelle Reaktionsfähigkeit entstehen so.
ADK, SARA, ILM liefern präzise Datensegmente für schnelle Migration
Ein produzierendes Mittelstandsunternehmen erzielte mit entplexit eine Reduktion des SAP HANA-Datenvolumens um rund 40 Prozent. Begleitend führte die Maßnahme zu erheblichen Einsparungen bei den Cloud-Kosten vor dem Wechsel zu SAP RISE. Die Nutzung von ADK für strukturierte Daten, SARA für Prozessdaten und ILM für Lebenszyklusmanagement ermöglichte eine präzise Segmentierung und revisionssichere Archivierung. Das Resultat war eine beschleunigte Migration bei gleichzeitig optimiertem Ressourceneinsatz. Mitarbeiter erhielten Zugriff auf Daten, Compliance blieb gewahrt.
Frühzeitige Archivierungsstrategie verhindert Kostenexplosion und beschleunigt erfolgreiche S/4HANA-Migration erheblich
Mit strategischer Archivierung lassen sich wachsende SAP-Datenmengen proaktiv managen und vor Migrationen wirkungsvoll reduzieren. Die Kombination aus ADK, SARA-Tools und SAP ILM ermöglicht strukturierte Archivierung und automatisches Lifecycle-Management. Unstrukturierte Dokumente werden revisionssicher via ArchiveLink oder DMS abgelegt. Durch offene Schnittstellen und Cloud-Speichertechnologien profitieren Unternehmen von Skalierbarkeit und agiler Integration in SAP BTP. Fachwissen von entplexit garantiert compliant Prozesse, steigert Systemperformance und sichert den Erfolg von S/4HANA- und RISE-Vorhaben lösungsorientiert ganzheitlich
